Surat
Menyurat
1.
Pengertian
Surat merupakan suatu sarana komunikasi
tertulis untuk menyampaikan informasi, pernyataan atau pesan kepada pihak lain
yang mempunyai keperluan kegiatan dengan bentuk tertentu. Dengan demikian surat
membawa informasi, pernyataan atau pesan yang diharapkan informasi itu akan
tersampaikan kepada yang dituju oelh penulis surat.
2.
Fungsi
· Sebagai alat komunikasi
Dalam hal ini surat dapat berfungsi
untuk menyampaikan informasi. Informasi yang dimaksud dapat berupa
pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penawaran, laporan usulan, dan
sejenisnya.
· Sebagai wakil penulis
Pada fungsi ini surat dapat mewakili
keinginan penulis, sehingga penulis tidak perlu bersusah payah untuk
bertemu dengan penerima surat, yang mungkin jarak tinggalnya cukup jauh.
Harapan dan keinginan penulis cukup diungkapkan dan diwakili oleh surat
tersebut
· Sebagai alat bukti
historis
Surat merupakan wujud kegiatan berbahasa
tertulis, sehingga dapat dibedakan sebagai bukti historis. Contohnya ialah
surat-surat pada arsip lama yang dapat digunakan sebagai bahan penelitian atau
pengkajian guna mengetahui kegiatan atau keadaan suatu intansi atau sesuatu hal
pada masa yang lampau.
· Sebagai pedoman
pelaksanaan kerja
Sebagai wujud tertulis, surat dapat
berupa ketentuan atau pedoman bagi pelaksanaan sesuatu. Surat-surat yang
dimaksud pada fungsi ini, misalnya surat keputusan, intruksi, surat edaran, dan
sebagainya
· Sebagai alat pengingat
Surat dapat disimpan dan diamankan,
sehingga dapat dijadikan sebagai pengingat apabila terdapat kehilapan terhadap
pesan surat. Contoh-contoh surat dalam fungsi ini ialah surat-surat yang
diarsipkan dan sewaktu-waktu dapat dibuka lagi untuk mempermudah penyelesaikan
suatu masalah atau pekerjaan
· Sebagai alat bukti
tertulis
Surat dapat dijadikan sebagai bukti
tertulis dari sesuatu urusan, sehingga jika terjadi kekeliruan atau
kesalahpahaman surat merupakan bukti tertulis. Contohnya, surat perjanjian,
surat sewa menyewa, surat jual beli, surat wasiat, dan sebagainya
· Sebagai alat untuk
memperpendek jarak dan penghemat tenaga
Surat dapat dijadikan medai hantar
informasi yang tidak terhambat oleh jarak; dengan surat hambatan jarak tidak
menjadi alasan pemborosan energi dan waktu.
3.
Syarat Surat
· Obyektif
dan bukan subyektif
· Sistematis
susunan isis suratna
· Singkat,
tidak bertele-tele
· Jelas
kepada siapa, dari mana, dan tentang apa
· Lengkap
isinya
· Sopan
atau ramah tamah bahasanya
· Menarik
wujud fisiknya
4.
Bagian-bagian Surat
a. Kepala
Surat/ Kop Surat
Kepala surat atau yang bisa juga disebut
dengan kop surat merupakan bagian teratas dalam sebuah surat. Fungsi penyertaan
kepala surat tersebut tidak terlepas dari pemberian informasi mengenai nama,
alamat, kegiatan dari lembaga tersebut serta juga bisa menjadi alat promosi.
Bagian surat yang pertama ini berisi:
· Logo
atau lambang dari sebuah instansi, lembaga, perusahaan atau organisasi
· Nama
instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi tersebut,
· Alamat
instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi tersebut,
· Nomor
telepon, kode pos, alamat email atau alamat web.
Biasanya
setelah penulisan kepala surat atau kop surat terdapat sebuah garis horizontal
pemisah yang memisahkan antara kepala surat dengan bagian-bagian surat yang
lain seperti tempat dan tanggal pembuatan.
b. Tempat
dan Tanggal Surat
Pencantuman tempat dan tanggal surat
tersendiri ditujukan untuk memberikan informasi mengenai tempat dan tanggal
penulisan surat tersebut. Untuk tempat biasanya tidak dicantumkan kembali jika
tempat sudah ditulis di kepala surat yang berupa alamat instansi. Tapi bagi
surat bukan resmi yang tidak memiliki kepala surat, wajib menuliskan tempat di
bagian surat ke 2 ini.
c. Nomor
Surat
Sebuah
surat resmi yang mewakili sebuah lembaga, instansi, perusahaan atau organisasi
biasanya menggunakan penomoran terhadap surat yang dikeluarkan atau yang
diterima. Nomor surat biasanya meliputi nomor urut penulisan surat, kode surat,
tanggal, bulan dan tahun penulisan surat. Penomoran surat tersebut berfungsi
untuk:
· Memudahkan
pengaturan, baik untuk penyimpanan maupun penemuannya kembali apabila
diperlukan
· Mengetahui
jumlah surat yang diterima dan yang dikeluarkan oleh organisasi, lembaga atau
perusahaan
· Memudahkan
pengklasifikasian surat berdasarkan isinya
· Penunjukan
secara akurat sumber dalam hubungan surat menyurat.
d. Lampiran
Bagian
lampiran merupakan bagian penjelas yang menginformasikan bahwa ada sejumlah
berkas atau dokumen yang disertakan dalam surat tersebut. Jika tidak terdapat
berkas atau dokumen yang dilampirkan, maka bagian lampiran bisa ditiadakan.
e. Hal
Pada
bagian surat ke lima ini berisi hal atau perihal. Hal berfungsi memberikan
petunjuk bagi pembaca mengenai pokok isi surat tersebut.
f. Alamat
Dalam
Terdapat
dua alamt yang dituliskan dalam surat, yaitu alamat luar (yang ditulis di
sampul surat) dan alamat dalam (yang ditulis di dalam surat). Alamat yang
dimaksud dalam bagian ini merupakan alamat dalam. Ada beberapa hal yang harus
diperhatikan dalam menulis alamat dalam ini, hal-hal tersebut adalah sebagai
berikut:
· Kata
"kepada" pada alamat dalam sebenarnya tidak harus ada. Kata
"kepada" dirasa berlebihan karena sudah ada kata "YTH/ yang
terhormat"
· Menggunakan
kata "Yang terhormat" yang bisa disingkat menjadi "YTH"
· Menggunakan
kata "Bapak", "Ibu" atau "Sdr" jika yang dituju
adalah seseorang bukan nama instasi. Kata "Bapak, Ibu, Sdr" selalu
ditulis dengan huruf kapital diawal kata dan diikuti oleh nama orang.
· Di
setiap bari pada bagian alamat dalam tidak diakhiri oleh tanda titik.
· Menuliskan
alamat orang atau lembaga yang dituju, lengkap lebih bagus.
g. Salam
Pembuka
Bagian surat yang ke 7 adalah salam
pembuka yang berfungsi sebagai sapaan dalam surat. Salam pembuka ditulis dengan
huruf kapital di awal dan diakhiri oleh tanda koma.
h. Isi
Surat
· Pembuka
Pembuka merupakan alenia pertama yang
berfungsi sebagai pengantar atau pendahuluan terhadap infomrasi yang
disampaikan di alenia isi.
· Isi
Alendia isi berisi informasi yang akan
disampaikan.
· Penutup
Sedangkan alenia penutup ini berisi ucapan
terima kasih atau harapan dari penulis surat kepada pembaca surat.
i. Salam
Penutup
Salam penutup merupakan penutup surat yang
biasanya menggunakan kata: "Hormat saya, Hormat kami, Wassalam".
Penulisan salam penutup tersebut seperti salam pembuka, diawali oleh huruf
kapital dan diakhiri oleh tanda koma.
j. Nama
Jelas Pengirim dan Tanda tanganSetelah salam penutup, terdapat nama jelas
pengirim surat beserta tanda tangannya.
k. Tembusan
Tembusan merupakan bagian surat yang
menunjukkan pihak atau orang lain yang juga berhak mendapatkan surat tersebut.
5.
Contoh Surat
Curriculum
Vitae (Daftar Riwayat Hidup)
1. Manfaat
CV
Manfaat curiculum vitae
adalah menjelaskan keterangan diri, informasi diri, data diri dan sebagainya.
Dengan CV, setiap orang yang membaca dan memeriksa CV seseorang akan dapat
mengetahui dan menelaah setiap orang dari informasi diri yang telah diberikan,
serta dapat memberikan gambaran seseorang melalui kegiatan – kegiatan atau dari
spesifikasinya dalam pendidikan dan berorganisasi. Dengan kata lain manfaat CV
menjelaskan kriteria diri dalam bentuk teks.
2. Susunan
CV
a. Data
Pribadi
Bagian ini berisi nama, alamat, agama,
email, nomor telepon dan identitas pribadi lainnya.
b. Pendidikan
Bagian ini menjelaskan latar belakang
pendidikan dan berhubungan dengan pekerjaan yang dituju. Pada umumnya, banyak
yang membuat CV menjelaskan dari TK (Pendidikan paling dasar), SD,
SMP sampai perguruan tinggi (Pendidikan terakhir).
c. Pengalaman
Kerja
Bagian ini adalah bagian yang paling
dilihat oleh perekrut kerja. Pengalaman kerja memberikan gambaran apakah
seorang kandidat sudah memiliki jam terbang yang cukup atau masih terbatas.
Rekruter juga bisa menentukan apakah kandidat dapat segera menyesuaikan diri di
organisasi yang baru atau apakah dia butuh penyesuaian yang panjang.
d. Skill
Yang Dimiliki
Seharusnya pada bagian ini perlu
dijelaskan dalam CV skill apa saja yang telah dimiliki sebagai proses belajar
maupun pengalaman dari pekerjaan sebelumnya. Dan dibuat dalam bentuk yang
meyakinkan dan informatif.
e. Training
Yang Pernah Diikuti
Untuk lebih meyakinkan lagi, perlu
memasukkan daftar training yang pernah diikuti sebelumnya untuk memberi
gambaran sejauh mana pemilik CV telah berkembang dan wawasan apa saja yang
sudah dimiliki.
f. Prestasi
Ini adalah bagian yang penting disamping
pengalaman kerja yang menjelaskan keunikan, kelebihan dan presetasi sebagai
individu sekaligus pencapaian di bidang tertentu.
g. Kegiatan
Ekstrakurikuler/Kemasyarakatan
Selain hal-hal yang berhubungan langsung
dengan pekerjaan. Pada CV juga perlu memberikan sedikit gambaran kegiatan yang
dilakukan di masyarakat. Ini akan menunjukkan bahwa pemilik CV bisa membagi
waktu dan memiliki hubungan sosial yang lebih luas, tidak hanya
sebatas di lingkungan pekerjaan.
3. Isi
CV
https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEgssaa7QlRME3sfoji0jH-UoOvQ8A5_RBedBE-M-YPj_sx1fm03n0TVGCEtJZGQMUU6mgDxxSu_y2H7T8TBf83-btyyYNGJsIcu6lfwVcjb5hZznPkJOts6e4TksH9eKVI5THRZ1Ag47LU/s1600/contoh-cv.jpg
